Работа программы 1С:Аспект

Настройки программы

Настройки предназначены для управления основными параметрами программы, а также для изменения текущих параметров и установок параметров по умолчанию, которые позволяют быстро оформлять документы. Таким образом, настройки можно изменить на основные настройки, текущие настройки и установки по умолчанию.

Основные настройки (просмотреть)

  • Основная валюта – устанавливается основная валюта программы. Выбор основной валюты производится из справочника валют. В начале работы с программой в справочнике валют имеются две валюты: рубль и доллар. В качестве основной валюты установлен рубль России.

    В основной валюте рассчитывается себестоимость товаров. Курсы всех валют в программе задаются по отношению к основной валюте. Все денежные характеристики в документах и справочниках хранятся, в том числе, и в основной валюте.

    В качестве основной валюты рекомендуется выбирать ту валюту, в которой на фирме ведется внутренний учет. Основная и государственная валюты не обязательно должны совпадать. Например, Вы можете вести и учет товарно-материальных ценностей на складе, и взаиморасчеты с контрагентами в долларах США, а выписывать документы в рублях.
  • Учет принятого на реализацию – если включен переключатель «По накладным», то все расчеты ведутся, исходя из всего количества товара, принятого на реализацию по накладным приема с признаком «Реализация», если включен переключатель «По актам реализации», то все расчеты ведутся только по реализованным товарам (оформленным с помощью акта реализации принятого).
  • Учет отданного на реализацию – если включен переключатель «По накладным», то все расчеты ведутся, исходя из всего количества товара, переданного на реализацию по накладным на отпуск с признаком «Реализация», если включен переключатель «По актам реализации», то все расчеты ведутся только по реализованным товарам (оформленным с помощью акта реализации переданного).
  • Учетная политика – учетная политика предприятия для формирования книги продаж и книги покупок. Выбор из двух возможных значений: «По отгрузке» или «По оплате».
  • Авансовый платеж – информация, которая будет записана в книгу продаж в случае предоплаты по товару. Формирование книги продаж (книги покупок) – возможно четыре варианта связывания документов в книге продаж (книге покупок):
    • если флаги «С учетом проекта» и «С учетом аналитики» не установлены, действует только алгоритм FIFO с отбором по контрагенту и ставке НДС;
    • если установлен флаг «С учетом аналитики», то, кроме обычного алгоритма, действует дополнительное правило отбора: программа 1С:Аспект привязывает отгрузку (прием товара) к предоплате (оплате) только тогда, когда они имеют одинаковый аналитический признак;
    • если установлен флаг «С учетом проекта», то, аналогично, программа привязывает отгрузку (прием товара) к предоплате (оплате) только тогда, когда они проходят по одному проекту;
    • если установлены оба флага, действуют одновременно оба описанных дополнительных условия отбора.
Основные настройки программы не рекомендуется менять в процессе работы.

Текущие настройки (просмотреть)

Текущие настройки программы можно менять в процессе работы. Они контролируют процесс выписки товарного состава в документе и процесс автоматического заполнения товарного состава.

С помощью этих настроек можно включать или отключать табло предупреждения о превышении остатка на конкретном складе или о превышении лимита кредита контрагента.

При расчете текущего остатка учитывается наличие товара, количество товара зарезервированного по счетам, количество ожидаемого товара по заказам на поставку и минимальный товарный остаток. В настройках можно задать, что именно надо учитывать при расчете текущего остатка.

Для накладных количество товара рассчитывается по складу, указанному в накладной, для счетов и заказов – по всем складам.

Установки по умолчанию (просмотреть)

Для более оперативного заполнения документов используются Установки по умолчанию. Это те значения, которые попадут в карточку нового документа или справочника при ее начальном заполнении (очевидно, это должны быть значения, наиболее часто встречающиеся в процессе работы). Установки по умолчанию легко изменить. Имеет смысл устанавливать их, например, перед оформлением нескольких документов с общими параметрами торговой операции и параметрами оплаты. Чтобы осуществить установки по умолчанию, лучше предварительно заполнить соответствующие справочники, тогда процесс настройки по умолчанию будет происходить быстрее. Однако можно и дополнить справочники нужной информацией в процессе установки настроек.

Заполнение справочников

Все справочники в программе можно пополнять в процессе работы непосредственно при оформлении документов, однако для более оперативной и быстрой работы рекомендуется перед началом оформления документов заполнить все справочники известной на данный момент информацией. При заполнении всех справочников используются стандартные приемы.

Для правильной организации работы со справочниками необходимо отметить следующее:

  • Учет в программе ведется для фирмы в целом, но она может иметь множество юридических лиц, которые используются при оформлении документов. Поэтому в программе отсутствует такой справочник как справочник собственных предприятий, а всю информацию о собственном предприятии необходимо заносить в справочник «Юридические лица».
  • Информация о контрагенте всегда должна заноситься в два справочника: в справочник контрагентов и в справочник юридических лиц. У одного контрагента может быть несколько юридических лиц. Информация из справочника юридических лиц используется для печати документов (счетов, платежных поручений, счетов-фактур и т.д.). Все расчеты в программе осуществляются применительно к контрагенту, а не к его юридическому лицу. Это позволяет, например, если нужно, направлять оплату за товары не тому юридическому лицу, от которого они были получены, не нарушая правильности взаиморасчетов с поставщиком. Каждый контрагент имеет юридическое лицо по умолчанию.
  • Товар может отгружаться в любых упаковках. Для каждого товара существует подчиненный справочник упаковок, в котором хранятся все упаковки данного товара. Одна из упаковок товара должна быть определена как основная единица измерения. Количество товара в упаковках пересчитывается в количество товара в основных единицах измерения, согласно заданной норме упаковки. Типы упаковок товара выбираются из справочника типов упаковок.
  • Цены товаров хранятся в прайс-листах. Прайс-листы могут оформляться в любой валюте на любую дату. Если прайс-лист в документе не назначен явным образом, цены для товарного состава при оформлении документа берутся из прайс-листа, оформленного на дату, ближайшую к текущей дате, но не позднее ее. На одну дату могут существовать несколько прайс-листов: розничный, оптовый, мелкооптовый и т.д. Программа позволяет формировать один прайс-лист на основании другого с групповым изменением цен. Для каждого контрагента можно указать прайс-лист, по которому ему будут отпускаться товары. Можно также хранить прайс-листы поставщиков.

Справочник юридических лиц

Справочник организован, как иерархический список. Тем самым легко объединять в одну группу все реквизиты собственного предприятия или реквизиты одного контрагента, если он имеет, например, несколько расчетных счетов. Можно организовать в справочнике до пяти уровней группировки. Редактировать записи можно только в диалоге.

Справочник «Контрагенты»

В справочник контрагентов сведена информация о контрагентах (организациях и частных лицах), необходимая, в основном, для учета взаиморасчетов с ними и для оформления документов. Он дополняется связанным с ним справочником юридических лиц. Контрагенту всегда соответствует одна запись из справочника юридических лиц, Юридическое лицо контрагента по умолчанию. При выборе контрагента в документе в качестве юридического лица по умолчанию всегда будет заполняться юридическое лицо, указанное в карточке контрагента. При желании эту информацию в документе можно изменить, выбрав в качестве юридического лица любой другой элемент справочника юридических лиц.

Справочник контрагентов организован как иерархический список до трех уровней вложенности. Кроме группировки контрагентов непосредственно в справочнике, можно создать еще и дополнительную группировку с помощью аналитического классификатора. Например, в справочнике контрагенты разделяются на группы «Поставщики» и «Покупатели», а по аналитическому признаку они разделяются на «Иногородние» и «Московские». Тогда в отчетах можно, например, получить статистику по всем поставщикам или только по иногородним поставщикам или по всем московским клиентам (поставщикам и покупателям).

Заполнение справочника контрагентов можно производить двумя способами: заполнение карточки по каждому контрагенту и заполнение справочника из существующего файла в текстовом формате. Если информация о контрагентах у Вас уже есть (в виде текстового файла или в формате, который может быть преобразован в текстовый файл с разделителем - например, в формате MS EXCEL, AKCESS,.dbf)., это избавит Вас от ручного ввода данных по контрагентам. Вместе с записью о контрагенте в справочник контрагентов можно автоматически записать в справочник юридических лиц его юридическое лицо по умолчанию.

Справочник «Аналитический классификатор»

Различным объектам программы (например, товарам, сотрудникам, документам) могут присваиваться аналитические признаки. Аналитические признаки позволят провести более детальную аналитику в отчетах по данному множеству объектов. Установив у какого-либо множества объектов одинаковый аналитический признак, можно отобрать для отчета только объекты из этого множества. Приведем несколько конкретных примеров.

Пример 1. Допустим, в программе необходимо вести два параллельных потока товародвижения и движения денег. Тогда в аналитическом классификаторе необходимо завести два аналитический признака: 1 (первый поток) и 2 (второй поток). При оформлении документов товародвижения и движения денег, будем присваивать документу тот или иной аналитический признак, в зависимости от того к какому потоку относится данный документ. В любом отчете существует фильтрация по аналитическому признаку, установленному в документе (Аналитический признак движения товаров (денег)). Поэтому в любой момент времени можно получать отчеты по любому из потоков товародвижения или общий итог по всем потокам.

Пример 2. В справочнике товаров товары сгруппированы в соответствии с их назначением, например «Продукты» и «Спорттовары». Часть из этих товаров - импортные, а часть - отечественные. Допустим, требуется узнать не только то, какая группа товаров приносит больший доход, «Продукты» или «Спорттовары», но и какие товары лучше продаются, импортные или отечественные. Если импортным товарам присвоить аналитический признак «Импорт», легко провести подобный анализ.

Справочник сотрудников

В справочник сотрудников заносится информация о сотрудниках фирмы. Практически в каждом документе программы указан сотрудник. Это может быть, например, сотрудник, выписавший документ, или материально-ответственное лицо, выдавшее товар со склада, или человек, ответственный за выполнение заказа.

Группировка в справочнике сотрудников предусмотрена только по аналитическому классификатору. Можно, допустим, объединить сотрудников одного подразделения, присвоив им одинаковый аналитический признак.

Справочник складов

В справочник складов заносится информация о складах предприятия. В программе может быть зарегистрировано множество складов. Информация о складах обязательно используется во всех документах товародвижения и складских документах.

Информацию о запасах товаров на складах можно получить в отчетах «Складская справка» и «Движение товаров».

Справочник валют

Программа 1С:Аспект мультивалютная. В справочник валют можно добавить любое количество новых валют. Одна из валют перед началом оформления документов должна быть обязательно определена, как основная валюта. Для каждой валюты ведется история курса по отношению к основной. Пересчет данных из одной валюты в другую всегда ведется через основную валюту программы. Для каждой валюты может быть указана своя точность округления. Это позволяет, например, вести расчеты в долларах с точностью до одного цента, и в то же время в рублях – до целого рубля.

В справочнике валют с самого начала имеется две валюты: рубль России и доллар США, что в большинстве случаев позволяет установить основную валюту программы. По умолчанию основной валютой программы установлен рубль России. Для того, чтобы начать работать с программой необходимо ввести текущий курс доллара по отношению к рублю. Если Вы хотите установить в качестве основной валюты любую другую валюту, занесите ее в справочник валют, установите ее в качестве основной и только после этого устанавливайте текущие курсы всех остальных валют по отношению к этой основной валюте.

В карточке валюты хранятся остатки наличных (остатки по кассе) и безналичных средств (остаток на р/с).

Программа 1С:Аспект позволяет задать список валют, по которым будут строиться отчеты. При построении отчета в любой из заданных валют гарантируется корректный учет изменения курсов валют в интервале отчета. Перед началом оформления документов необходимо указать в карточке валюты, что в ней будут выводиться отчеты. Если в валюте не предполагается строить отчеты, лучше не устанавливать этого флажка, так как его установка замедляет работу программы и увеличивает размер информационной базы: в регистрах ценовые характеристики дублируются для каждой валюты отчета. Если возникает необходимость объявить валюту валютой отчета, а в ней уже были оформлены документы, то перед составлением отчетов необходимо перепровести все документы.

Справочник типов упаковок

Этот справочник содержит список типов упаковок, из которого выбирается основная единица измерения количества (для каждого товара или услуги) и тип упаковки для каждой упаковки каждого товара. Для типа упаковки в данном справочнике определяется только полное и краткое наименование. Норма упаковки и прочие параметры определяются в справочнике товаров и услуг для каждого товара. Причем для разных товаров норма для одного типа упаковок может быть разная, так например в одной коробке может храниться 10 пачек сахара или 20 банок кофе.

Справочник товаров и услуг (просмотреть)

В справочник товаров и услуг заносится информация обо всех товарах предприятия и об оказываемых предприятием услугах. Для удобства справочник товаров и услуг может быть сгруппирован по пяти уровням. Кроме того, можно ввести и дополнительную группировку по аналитическому классификатору.

Справочник товаров и услуг используется программой при формировании прайс-листов, а также при формировании товарного состава документа по каталогу.

Заполнение справочника товаров и услуг можно производить двумя способами: заполнение карточки по каждому товару и заполнение товарной номенклатуры из внешнего текстового файла.

Можно также импортировать справочник из программы АСПЕКТ 4.5.

В карточке товара (услуги) заполняются только качественные характеристики товаров. Все количественные характеристики товара формируются автоматически при проведении соответствующих документов. Информацию о наличии и движении товаров можно получить в соответствующих отчетах. Цены на товар хранятся в прайс-листах.

Для каждого товара можно задать сколько угодно упаковок.

Прайс-лист

В программе имеется возможность создавать и хранить множество прайс-листов в любой валюте на любую дату. Валюту прайс-листа всегда можно изменить и цены при этом пересчитаются в новую валюту по курсу на дату прйс-листа. При подборе в документе товарного состава из прайс-листа в качестве источника берется прайс-лист, назначенный в карточке контрагента по умолчанию. Если контрагент не выбран, то устанавливается прайс-лист, выбранный в настройках по умолчанию; если это значение так же не установлено, то устанавливается прайс-лист на дату, ближайшую к текущей, но не позднее ее. Если нет ни одного прайс-листа, выдается сообщение «Прайс-лист отсутствует». Если валюта документа и валюта прайс-листа совпадают, то цены из прайс-листа просто переписываются (если совпадают флаги учета налогов), если нет, то они пересчитываются по курсу из истории валют на дату документа.

В прайс-лист можно добавлять товары из документа, сопровождающего их поступление. Таким образом можно хранить прайс-листы поставщиков и на основе их формировать прайс-листы, предназначенные для продажи товаров.

Ввод начальных остатков

С помощью документов ввода остатков можно инвентаризовать остатки:

  • остатки товаров на складах – документ «Инвентаризация товаров»;
  • остатки наличных и безналичных денег в любой валюте на расчетных счетах предприятия и в кассе – документ «Инвентаризация денег»;
  • начальное сальдо контрагента – документ «Инвентаризация сальдо контрагента»;
  • себестоимость товаров на складах – документ «Инвентаризация себестоимости».